Vous envisagez d’importer des produits de Chine, d’Inde ou du Vietnam pour l’Europe ?
Il existe des processus qui peuvent rendre l’importation et le dédouanement plus rapide et plus facile à gérer si vous devez faire des déclarations d’importation régulièrement.
Le fournisseur qui vous envoie les marchandises peut avoir besoin de faire une déclaration d’exportation dans son pays et devrait également être à mesure de fournir les licences ou certificats pour envoyer des marchandises.
Vous avez besoin d’un numéro EORI commençant par GB pour importer des marchandises en Angleterre, au Pays de Galles ou en Écosse. Vous en aurez besoin d’un nouveau si vous avez un EORI qui ne commence pas par GB.
Dans cet article de blog, je vais vous expliquer quels documents vous devez obtenir lors de l’importation de produits.
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S’assurer que tout se passe bien
Pour importer sans aucun problème de communication, vous devez vous assurer dans un premier temps de respecter les incoterms. Je ne vais pas revenir dessus parce que le lien ci-dessous est un article de blog qui vous explique tout cela en détail. Voici ce que vous devez savoir :
- Qui organise le transport des marchandises ?
- Où les marchandises doivent-elles être livrées ?
- Qui est responsable de l’assurance des marchandises
- Qui accepte de payer les frais ?
- Qui est responsable du traitement des douanes sur les marchandises et
- Qui est responsable du paiement des taxes et des droits de douane
Avec ces points-ci, rappelez-vous que chaque détail ainsi que les marchandises à importer doivent être clairs et pertinents, sinon vos marchandises seront arrêtées en transit et vous pourriez rencontrer des problèmes avec elles.
Sans la documentation et les documents appropriés, votre entreprise sera non seulement confrontée à divers coûts et retards, c’est pourquoi vous devez demander les documents nécessaires avant que votre entreprise ne commence ses opérations d’importation ou d’exportation.
Pour la première partie, nous allons parler des documents obligatoires pour importer avec succès – et ensuite nous vous guiderons à travers les plus spécifiques si vous avez besoin de documentation supplémentaire.
Documents obligatoires
Dans les pays de l’UE, la plupart des marchandises peuvent être importées dans le pays avec le strict minimum de documents.
Cependant, il est toujours conseillé de suivre la pratique de documentation parfaite pour éviter les problèmes et prévenir toute interruption de la chaîne d’importation.
Les documents d’expédition et de douane pour transporter vos marchandises du pays de fabrication jusqu’à votre pays, tout en garantissant que vous payez le montant correct des droits d’importation et autres taxes.
Notez que tous ces documents sont fournis par votre transitaire ou votre fournisseur.
Le numéro EORI
En tant qu’opérateur économique, vous avez besoin d’un numéro EORI pour importer des marchandises. l’EORI n’est pas techniquement un document, mais une application en ligne.
Le numéro EORI est comme un passeport d’importation. Votre numéro EORI peut être utilisé pour vous identifier ainsi que vos envois. Un numéro EORI est une identification européenne – pour expédier n’importe où dans l’UE, vous aurez besoin d’un numéro EORI, mais vous pouvez utiliser le même numéro dans tous les pays de l’UE, et depuis la sortie du UK de l’UE, vous en aurez également besoin d’un si vous souhaitez importer dans ce pays.
Un numéro EORI permet aux douanes de conserver une trace de ce qui est importé et exporté et, une fois que vous avez un numéro EORI, vous pouvez également l’utiliser pour vos futures importations.
Il devrait commencer par les initiales de votre pays. Ce sera GB pour les Royaumes-unis, FR pour la France, BE pour la Belgique et ainsi de suite.
La facture proforma
La facture pro forma est le premier document que vous allez obtenir de votre fournisseur, elle fournit toutes les informations nécessaires concernant l’expédition (combien de produits sont expédiés, quelles sont leurs caractéristiques et leurs dimensions).
Elle contient le prix final, ce qui vous aide à prendre la décision d’achat finale. Ce n’est pas la vraie facture, mais est considéré comme un accord juridiquement contraignant.
La facture pro forma est établie par le fournisseur. Dans certains pays, elle n’est pas suffisante et dans d’autres, les bureaux de douane peuvent l’accepter (et exiger que la facture commerciale soit délivrée ultérieurement).
Les douanes américaines peuvent utiliser une facture pro forma pour évaluer les droits. Les banques et autres institutions financières acceptent généralement des factures pro forma afin d’établir une lettre de crédit au nom de l’importateur. Mais pour être dans les règles, vous devez faire la demande de :
La facture commerciale
C’est l’un des documents, sinon le document le plus important, pour faciliter l’importation.
La facture commerciale est utilisée pour déclarer la valeur en douane de l’envoi, qui à son tour est utilisée pour calculer les droits d’importation, la TVA et d’autres taxes à l’importation. La facture commerciale comprend également la description du produit, la quantité, le coût unitaire et la valeur totale.
Il existe certains risques liés à la facture commerciale, y compris une facture commerciale sous-évaluée. Certains vendeurs sont prêts à payer moins d’impôts ou à éviter certaines formalités. Comme la facture commerciale est soigneusement vérifiée par les douanes, vos marchandises peuvent être retenues et vous pouvez subir des pertes.
La facture commerciale doit clairement inclure :
- Nom, adresse et coordonnées de l’expéditeur.
- Nom et adresse du destinataire.
- Date de facturation (date d’expédition).
- Numéro de TVA : Entrez le numéro de TVA de l’expéditeur, le cas échéant.
- Description complète de chaque article de marchandise fourni pour permettre un classement tarifaire correct (les numéros de catalogue et de pièces ne suffisent pas à décrire les marchandises).
○ Quantité de chaque article de marchandise fourni.
○ Poids brut (y compris l’emballage), poids net (hors emballage) et nombre d’articles.
Pour éviter les retards, assurez-vous que l’inventaire soit détaillé et exact.
- Code tarifaire SH. Veuillez inclure ces informations (si elles sont connues) également appelées « code marchandise ». En l’absence de tarif, une description complète et précise des marchandises DOIT être fournie.
- Pays d’origine (lieu de fabrication) de chaque type de marchandise fournie.
- Valeur totale de toutes les marchandises couvertes par la facture. Indiquez clairement la devise dans laquelle la valeur des marchandises est exprimée.
- La facture doit être signée et datée. Veuillez noter que 4 copies de la facture commerciale doivent être imprimées, complétées, signées et datées.
Remarque spéciale : Si votre colis contient plusieurs articles, veuillez lister tous les articles sur une feuille séparée et la joindre à la facture.
La facture commerciale est émise par le fournisseur et envoyée à votre transitaire et peut être envoyée par courrier express, accompagnée de tous les autres documents tels que :
La liste de colisage
La liste de colisage ou encore la “Packing List” est un document fourni par l’expéditeur détaillant quelles marchandises se trouvent dans l’envoi et comment elles sont emballées. Elle contient également des informations sur le nombre de cartons et la quantité des unités inclus dans l’envoi. Il est principalement utilisé et préparé par le transitaire pour suivre l’envoi pendant son transit.
Cela permet à toutes les personnes impliquées dans le processus à différentes étapes de vérifier ce qu’elles expédient – et vous permet de comparer ce qui a été expédié à ce que vous avez payé sur votre facture.
Même si cela ne semble pas être un document essentiel, une liste de colisage est en réalité vitale pour de nombreuses raisons :
- Il peut accompagner un certificat d’inspection.
- La liste de colisage est utilisée par les douanes pour le dédouanement et l’entrée dans le pays.
- Peut être utilisé pour comparer ce qui a été commandé à ce qui a été expédié.
- Il est utilisé pour émettre un connaissement.
Le connaissement
Le connaissement ou le Bill of landing est le principal document de transport contenant tous les détails de l’expédition.
C’est le document confirmant que la compagnie maritime a reçu la cargaison. Il peut être utilisé comme preuve d’expédition pour les douanes et les compagnies d’assurance.
Il représente la propriété des biens ; lorsque le connaissement est transféré, les marchandises sont transférées du fournisseur à vous. Ce n’est qu’à ce moment que vous pouvez légalement vendre.
En d’autres termes, la délivrance de ce document au destinataire prévu des marchandises est souvent conservée jusqu’à ce que le paiement final des marchandises soit effectué.
Sans ce document original ou une autorisation électronique, les marchandises ne peuvent pas être expédiées et livrées.
Le document émis par le transitaire comprend des informations sur l’importateur (destinataire), la société de transport, l‘incoterm et le type de produit.
Votre fournisseur se charge de le récupérer chez le transitaire et devrait vous l’envoyer par courrier express quand vous avez choisi l’incoterm FOB.
La lettre de transport aérien
La lettre de transport aérien, encore appelé Airway Bill est un reçu émis par une compagnie aérienne pour prouver que les marchandises ont été transportées.
La lettre de transport aérien est préparée par la compagnie aérienne ou par son agent agréé et est similaire au connaissement. Ils ont des numéros de série, qui peuvent être utilisés pour vérifier l’état de l’envoi et peuvent être préparées par voie électronique.
Documents de conformité de produits
Les documents de conformité des produits ne font pas nécessairement partie du processus d’expédition et de dédouanement en soi, même si c’est parfois le cas. Cela dit, vous êtes responsable de vous assurer que votre produit est correctement testé en laboratoire et documenté.
L’absence des documents obligatoires peut entraîner la confiscation de votre cargaison par les autorités douanières ou l’objet d’un rappel forcé bien plus tard. Selon ce que vous importez, vous aurez peut-être besoin de certains de ces documents supplémentaires.
Le certificat d’origine
Il s’agit d’un document qui prouve que les marchandises d’une expédition d’exportation particulière ont été entièrement obtenues, produites, fabriquées ou transformées dans un pays particulier.
Ces certificats ne sont pas toujours requis, mais ils peuvent parfois être très bénéfiques. Si vous importez dans certains pays qui font partie du schéma SGP (Système généralisé de préférences), vous pouvez utiliser votre certificat d’origine pour prouver que vos marchandises sont éligibles à une réduction de droits.
Généralement, il existe deux types de certificats d’origine :
- Le premier Certificat d’origine – Non Préférentiel, précise le lieu de production, mais les marchandises ne bénéficient d’aucun traitement exceptionnel.
- Le certificat d’origine préférentiel signifie que les marchandises ont été fabriquées dans le pays qui a un accord commercial avec votre pays (il se réfère, par exemple, au commerce au sein du Commonwealth).
Comment obtenir un certificat d’origine ?
Le fournisseur doit demander le certificat d’origine auprès des autorités locales du pays de fabrication. Votre fournisseur ne peut pas “auto-certifier” le pays d’origine. En outre, les autorités douanières du pays de destination exigent que le certificat soit visé par les autorités du pays d’origine.
Pour savoir quels pays sont éligibles à des taux de droits inférieurs, vous pouvez trouver le lien ci- dessous.
Les certificats de test de produit
Les certificats de test de produit, tels qu’une déclaration de conformité (DoC) ou un certificat de produit pour enfants (CPC), doivent être délivrés soit par l’importateur, soit par un tiers accrédité.
Le but de ce document est de certifier qu’un produit spécifique est conforme à certaines réglementations et normes de produits.
Les certificats de test de produit (à ne pas confondre avec les rapports de test) sont obligatoires pour divers produits, en particulier aux États-Unis et dans l’Union européenne.
Certains produits (tels que certains appareils électriques) peuvent être arrêtés par les normes commerciales pour vérifier leur sécurité. Pour aider à rationaliser leur passage à la douane, vous devriez être en mesure de prouver qu’ils ont été officiellement testés pour prouver leur sécurité en fournissant des certificats de test.
Voici quelques exemples :
- Jouets
- Produits pour enfants
- Électronique
- Machinerie
- Équipement médical
La certification CE
Le certificat CE prouve que le produit est conforme aux lois et directives de l’UE (généralement concernant la santé et la sécurité) et permet la libre circulation des produits sur le marché européen.
Le certificat CE est obtenu par des organismes notifiés, dont la liste est accessible en ligne. Il existe plusieurs institutions qui ont le droit d’effectuer des évaluations CE.
Ce document n’est pas nécessaire dans tous les cas et parfois le producteur peut auto-certifier ses produits, mais dans certains cas, une procédure de contrôle de qualité indépendante est requise.
Pour certains produits, disposer d’un certificat CE est essentiel pour garantir que vos marchandises peuvent être dédouanées.
Les certifications sanitaires
Vous aurez peut-être besoin de documents supplémentaires si vos marchandises sont comestibles ou utilisés dans ou avec de la nourriture/des boissons.
Le port est chargé de veiller à la santé publique, environnementale et animale. Toutes les marchandises qui pourraient constituer une menace auront probablement besoin d’un
- Certification biologique
- Certificat phytosanitaire
- Certificat sanitaire etc
Les certifications d’autorisation
Si vous importez tout ce qui contient la propriété intellectuelle de quelqu’un d’autre (par exemple : des produits de marque ou des produits contenant des images ou des personnages appartenant à une entreprise, comme un pyjama avec Winnie l’ourson dessus ou une boîte à lunch avec le visage d’une célébrité dessus), vous aurez besoin d’une preuve que votre fabricant a fabriqué ces produits avec l’autorisation de l’entreprise.
Si votre fournisseur ne parvient pas à fournir une preuve, les douanes détruiront vos marchandises – et vous pourriez même être condamné à une amende.
Les certificats d’autorisation font foi. Ils prennent souvent la forme de lettres des détenteurs de propriété intellectuelle.
La licence d’importation/exportation
Bien qu’une grande majorité de produits n’aient pas besoin d’une licence d’importation, quelques-uns en ont besoin. Les produits ont souvent besoin de licences pour les exporter avant qu’ils ne soient autorisés à quitter leur pays d’origine – mais, à moins que vous n’achetez aux conditions EXW, le coût de la licence d’exportation n’est pas à votre charge.
La chose à retenir à propos des licences d’importation est qu’une licence d’importation est un moyen pour le gouvernement de plafonner et de surveiller les importations – la plupart des marchandises ne seront pas affectées, mais certaines marchandises comme les armes à feu et les marchandises à usage militaire nécessitent une licence.
Les licences d’importation ne sont normalement pas requises lors de l’importation de produits de consommation. La plupart des marchandises qui nécessitent une licence d’importation sont les mêmes que le gouvernement ne voudrait pas d’un approvisionnement illimité afin de saturer le marché.
Les licences d’importation ne sont généralement requises que pour l’importation des produits suivants :
- Production agricole et les plantes
- Produits chimiques
- Médicaments et Équipement médical
- Plantes et animaux vivants
- Tabac et alcool
- Biens militaires et Marchandises paramilitaires
- Technologie à double usage
- Ouvrages d’art
Cette liste n’est pas parfaite et complète, mais elle devrait être le bon point de départ pour une recherche individuelle. À notre connaissance, il est très important de fournir tous les documents d’importation requis à temps, mais les exigences exactes peuvent varier en fonction de la catégorie de produits ou d’autres facteurs.
FDS
Les fiches de données de sécurité ou encore le MSDS (Material Safety Data Sheets) doivent accompagner toute expédition dangereuse, car elles identifient et classent le danger/risque potentiel.
Ils incluent également des détails sur ce qu’il faut faire en cas de problème (quels premiers secours administrer, comment combattre un incendie potentiel, etc.) et comment manipuler/stocker le produit en toute sécurité.
Si vous importez quelque chose de dangereux, ces informations sont naturellement essentielles pour que le port soit au courant, ainsi que pour vous.
